Documentcreatie.

Xential is volledig webbased. De software wordt simpelweg op een server geïnstalleerd, dus je hoeft niet uit te rollen over alle werkstations. Dat geeft gemak. Documentcreatie waar en wanneer je maar wilt. Vanuit huis bijvoorbeeld. Xential werkt op verschillende besturingssystemen en met het Office-pakket dat je wilt. Dat geeft vrijheid. Xential is open. Door gebruik te maken van XML, Webservices en API’s kun je flexibel dataconnecties leggen. Dat geeft onafhankelijkheid.

Wie maakt xential anders?
Interaction|next. Specialisten met jarenlange ervaring in (digitale) documenthuishouding. We hebben als doel documentcreatie op een vernieuwende wijze online aan te bieden. Gebruiksgemak, openheid en ervaring staan bij ons centraal. Welke vraag je ook hebt op het gebied van documenten, wij zoeken de oplossing. De kans dat we die vinden, is erg groot. Want we zijn gecertificeerd, ervaren en vooral gedreven om techniek te vertalen naar de beste oplossing.

Open standaarden.

Open standaarden zorgen ervoor dat overheidsorganisaties makkelijk digitale informatie kunnen uitwisselen. Zowel onderling als met burgers en bedrijven. De overheid is ook minder afhankelijk van specifieke softwareleveranciers als ze open standaarden gebruikt. Interaction|next onderschrijft het gebruik van open standaarden bij de ontwikkeling van xential.

Xential en open standaarden
Xential is een webbased applicatie en is platform, besturingssysteem en browser onafhankelijk. Ook maakt xential gebruik van open standaarden met betrekking tot het uitwisselen van data en het leggen van koppelingen met andere applicaties. Als output ondersteunen we bijvoorbeeld de Microsoft Office formaten .doc en OOXML, alsook het ODF formaat welke onder andere gebruikt wordt door OpenOffice Writer. Naast de genoemde tekstverwerkers kunnen tevens de formaten voor spreadsheets en presentaties aangeboden worden. De architectuur van xential biedt ondersteuning voor het eenvoudig toevoegen van andere tekstverwerkers. De door de applicatie ingewonnen data kan standaard binnen organisaties voor hergebruik beschikbaar gesteld worden. Hiermee is deze informatie nu en in de toekomst te allen tijde eenvoudig te raadplegen.

Interaction|next onderschrijft het KING Convenant
Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) is er voor, door en is van gemeenten en in 2009 opgericht door de Vereniging Nederlandse Gemeenten. KING is opgericht om samen met de gemeenten de kwaliteit van de dienstverlening

aan inwoners en bedrijven te verhogen. Het KING Convenant is gericht op het doorontwikkelen van procesmatige en technische standaarden op het gebied van ICT integratie. Het doel is om standaarden te definiëren die door softwareleveranciers ondersteund worden. Sinds de start van het bedrijf in 2009 is Interaction|next actief betrokken bij ontwikkelingen geïnitieerd door KING, zoals het ‘standaardiseren van services voor Zaaksystemen en Documentmanagement systemen’ (Interaction|next neemt deel aan een pilot bij de gemeente Woerden) en het onderdeel van de NUP keten 'Aanmaken documenten waarbij gegevens automatisch worden gevuld’.

Kijk voor meer informatie over de standaarden die door xential ondersteund worden op de site van de GEMMA Softwarecatalogus van KING.

Referenties.

Wim Aartse, gemeente Wageningen
“Xential doet het onmogelijke.”

“Xential doet dingen die je niet voor mogelijk houdt,” zegt Wim Aartse, teammanager informatiemanagement van de gemeente Wageningen. Hij is verantwoordelijk voor het digitaliseringproces dat in 2004 ter hand genomen is. Het enthousiasme is groot. “Xential koppelt systemen die moeilijk te koppelen waren. En toch is het gelukt. In het GWS4all werkproces van de Sociale Dienst stelt xential de brieven samen en slaat ze op in Corsa. Wij wilden al onze brieven vanuit GWS centraal opslaan in Corsa. Daar moet je een koppeling voor maken en met de oplossing die onze softwareleverancier in gedachten had waren we niet tevreden. Toen kwamen die jongens van xential bij ons langs. Zij wilden alle bestaande documentsjablonen overzetten in xential én een koppeling maken tussen GWS en Corsa. Binnen korte tijd zouden zij laten zien dat het werkt en dat is gelukt. De zaak draaide binnen 3 maanden: GWS en Corsa zijn gekoppeld. Bovendien hebben zij tegelijkertijd voor ons ook een koppeling gemaakt tussen het vergunningpakket Squit XO en Corsa. Een enorme werkbesparing. Brieven moesten eerst handmatig gescand en geregistreerd worden. Nu wordt een in GWS gemaakte brief automatisch opgenomen in Corsa. En dat met de juiste gegevens, op de juiste plek in het juiste cliëntdossier. Het cliëntendossier is hierdoor altijd up-to-date. De gebruiker kan de gemaakte brief ook gewoon opvragen in GWS. Dat die brief onder water uit Corsa komt merkt de gebruiker niet. Aangepaste brieven worden als nieuwe versie in Corsa opgenomen terwijl altijd de laatste versie wordt getoond. Streven was dat de gebruiker geen papier meer ziet en dat is gelukt." Wim Aartse is goed te spreken over de mensen achter xential. “Gemaakt om samen te werken. Ze staan niet boven je, maar ze werken direct aan de juiste oplossing. Bij storingen zijn ze er vlot.” Het mes snijdt aan twee kanten. “Door xential besparen we op de formatie. Daarnaast kunnen we in onze organisatie Het Nieuwe Werken verder gestalte geven. Digitalisering is hierbij een absolute voorwaarde. Met de inzet van de mensen van Interaction|next is weer een nieuwe stap gezet in het digitaliseringproces.”

Hans Harskamp, gemeente Woerden
“Ik kom in het hele land bij gemeenten en overal noem ik xential.”

Hans Harskamp, Projectleider Midoffice bij gemeente Woerden: “Mijn historie met Interaction|next gaat heel ver terug. In de tijd dat ik op zoek was naar een oplossing voor documentcreatie, waren zij er een aan het ontwikkelen. Ze vroegen me mee te denken. Ik ben een groot aanhanger van open source en wilde over van Microsoft Word naar elektronische formulieren. Dat sloot naadloos aan op hun blauwdrukken. Het product leek me geweldig, maar het moest wel aansluiten op onze bestaande documentmanagementsystemen. Daar zorgen ze voor. We zijn nu aan het testen, rechtstreeks bij de sjablonenmaakster. De wijzigings- en verbeterpunten die daar uit komen, lossen ze snel op. Zoals ik er nu tegenaan kijk is het een fantastisch product. Wij gaan xential gemeentebreed inzetten ter vervanging van onze traditionele Word sjablonen. Ik kom in het hele land bij gemeenten en overal noem ik xential. Als je kijkt naar een open standaard tekstverwerker die webbased is, is dit namelijk echt heel goed.”

Michiel van de Ven, Gemeente Venray
"Xential is een waardevolle partner voor documentcreatie"

Aan het woord is Michiel van de Ven, adviseur digitalisering bij de gemeente Venray: "Bij de gemeente Venray wordt xential gekoppeld aan Verseon 2.0 Web. Binnen de gemeente Venray wordt Verseon 2.0 Web als volledig zaaksysteem ingezet waarbij xential het maken van documenten vanuit het zaaksysteem voor haar rekening neemt. Bij de gemeente Venray wordt de zaaktypecatalogus door xential ingelezen. Hierdoor zijn zaak specifieke sjablonen direct benaderbaar als gebruikers vanuit het zaaksysteem xential aanroepen. De koppeling is volledig – dat wil zeggen dat gegevens zowel heen als terug gezonden kunnen worden. Hiernaast zijn er binnen de koppeling functionaliteiten beschikbaar zodat gebruikers in een handeling meerdere brieven aan verschillende geadresseerden kunnen opstellen en opslaan, op basis van een identieke inhoud. De preview van xential wordt binnen de gemeente Venray erg gewaardeerd. Gebruikers zien nu daadwerkelijk hoe het sjabloon eruit komt te zien voordat het opgebouwd wordt. Dit ziet de gemeente Venray als grote meerwaarde van het pakket. Ook de inzet van het team achter xential om de verschillende elementen van de koppeling goed voor elkaar te krijgen is door de gemeente Venray als zeer prettig ervaren. Al met al heeft de gemeente Venray in xential een waardige partner gevonden voor documentgeneratie in combinatie met het zaaksysteem Verseon 2.0 Web."

Frits Moorlag, gemeente Grootegast
“Blijf op deze innovatieve manier doorontwikkelen."

De gemeente Grootegast draait alweer geruime tijd met xential in productie. Het is dus hoog tijd om de ervaringen te peilen. We spreken hierover met Frits Moorlag, Hoofd Afdeling Publieke Dienstverlening bij gemeente Grootegast. Frits, eind mei 2010 heeft gemeente Grootegast xential aangeschaft. Wat waren de redenen voor jullie om voor xential te kiezen? “We wilden onze medewerkers ondersteunen in het genereren van gestandaardiseerde documenten. Voor ons waren de webbased technologie, gebaseerd op Open Source en Open Standaarden van doorslaggevend belang.” Xential wordt nu alweer geruime tijd gebruikt door de medewerkers, hoe wordt het werken met xential door de gebruikers ervaren? “De gebruikers zijn positief over het werken met xential. Net zoals onze beheerders die zelfstandig de sjablonen beheren, is het gebruik van xential in de praktijk zeer goed bevallen. Ook is ondertussen xential gekoppeld aan ons DMS van Circle software.” Aan het einde van dit korte interview; welke tips heb je voor Interaction|next, de ontwikkelaar van xential? “Blijf op deze innovatieve manier doorontwikkelen.” Frits, hartelijk dank voor het delen van jullie ervaringen met ons!

Gerda Stolk, gemeente Tiel
“Waar anderen wat omslachtig bouwen, vond Interaction|next een nieuwe manier.”

Gerda Stolk, Coördinator Documentenbeheer bij de gemeente Tiel: “We zijn een middelgrote gemeente met ongeveer 42.000 inwoners. We zijn al jaren bezig om meer digitaal te gaan werken en willen graag doorontwikkelen. Toen we in contact kwamen met Interaction|next, zaten zij middenin de ontwikkeling die ons bezighield. Vooral de techniek die ze konden bieden maakte ze aantrekkelijk: alles is webbased. Waar anderen wat omslachtig bouwen, vond Interaction|next een nieuwe manier. Hun mentaliteit past bij de onze. Hun ontwikkelingen spreken ons erg aan en passen in onze filosofie van doorontwikkeling. Het is een jong bedrijf, maar we weten wat we in huis halen. Hun mensen zijn ervaren en verlenen altijd goede service. Dat we veel goeds verwachten van deze groep jonge ontwikkelaars is onze grootste motivatie om met ze in zee te gaan. Daarin heeft de onafhankelijke positie die we houden zeker meegewogen, maar we hebben alle vertrouwen in de samenwerking. Bovendien sluiten de mogelijkheden van xential aan op onze wensen. We gebruiken onze bestaande sjablonen nog totdat xential naadloos past in onze nieuwe software, Corsa Proces. Dan gaan alle tweehonderd werkplekken één op één over naar xential.”

Lees meer.