Slide 1

Casus ABAB Accountants en Adviseurs

DOCUMENTCREATIE | ZAKELIJKE DIENSTVERLENING | SJABLONEN

Van zelfgebouwde functionaliteit tot xential

ABAB Accountants en Adviseurs is een allround accountancy- en adviesorganisatie. Met circa zevenhonderd medewerkers werkt ABAB vanuit veertien vestigingen in het zuiden van Nederland. De doelgroep bestaat met name uit niet-beursgenoteerde ondernemingen, instellingen, organisaties uit de non-profitsector en particulieren. Binnen het bedrijf heerst een zeer hoge mate van automatisering en digitalisering.

Om het werk efficiënt uit te voeren, bouwde de IT-afdeling zelf een functionaliteit om documenten mee te genereren. “De functionaliteit werkt al vijftien jaar naar behoren. Het onderhoud is echter arbeidsintensief en complex. Techniek verandert en de programmeertaal waarmee de functionaliteit was geschreven, is verouderd”, vertelt Frido Affourtit, hoofd van de ICT-afdeling bij ABAB Accountants en Adviseurs.

Zo ontstond de wens om een betere ondersteuning te implementeren bij het creëren van perfecte documenten, zoals correspondentie en contracten.

De technische innovatie was echter niet de belangrijkste drijfveer voor deze vernieuwing. “In ons voormalige systeem ontbrak het steeds meer aan flexibiliteit, waardoor gebruikers niet in alle situaties optimaal ondersteund konden worden De marge om af te wijken of fouten te maken was klein. Dit betekende dat je bij een foutieve keuze in de template helemaal opnieuw aan je document moest beginnen.

Opnieuw een proces aanvliegen leidt tot mogelijk meer fouten en tijdverlies.” ABAB werkt vrijwel volledig digitaal, tot aan een zelf ontwikkeld klantportaal aan toe, bekend als MijnABAB. Om een nieuwe documentcreatie oplossing te vinden, zette ABAB de vraag uit in de markt.

Open samenwerking pleit voor xential

De samenwerking met xential is gebaseerd op wederzijds vertrouwen in elkaars capaciteiten. “In tegenstelling tot wat je bij dergelijke trajecten veelvuldig tegenkomt, hebben wij onze opdracht niet volledig dichtgetimmerd. We gingen met xential het proces in met heldere afspraken, ook voor het geval de klik er niet zou zijn. Het pleit enorm voor xential dat zij er op deze manier instonden”, zegt Affourtit.

De wisselwerking tussen xential en ABAB was er een van elkaar aanvullen. Zo bouwde het team van Affourtit zelf de sjablonen. “We hebben allereerst training gehad van xential en zijn toen aan de slag gegaan met de documentgenerator xential. Tijdens het proces verleende men aan ons ondersteuning.” Dankzij de flexibiliteit van xential konden zeer specifieke eisen van ABAB van de juiste toepassing worden voorzien. “Bij ons is het niet ongebruikelijk dat documenten tijdens een proces gewijzigd of aangevuld worden. Documenten kunnen nu tussentijds worden opgebouwd, waarbij antwoorden op vragen uit de informatieboom bewaard blijven.”

Maximaal efficiënt werken met xential

Door de grote hoeveelheid disciplines die ABAB bestrijkt, beschikt het bedrijf over tussen de vijfhonderd tot zevenhonderd sjablonen. Het is niet direct het doel dit aantal te reduceren.

 Alles draait uiteindelijk vooral om maximaal efficiënt werken voor de gebruiker. Alle brieven worden na oplevering gecontroleerd en gaan langs de marketingafdeling. “Xential wordt gefaseerd geïntroduceerd binnen diverse disciplines, waarbij gebruikers beginnen te wennen aan het werken met xential en we zien elke dag de voordelen meer zichtbaar worden. Wij zijn enthousiast over het pakket en de mogelijkheden!”

Xential wordt gestart vanuit het Elektronisch Dossier, waarbij een sjabloon behorend bij een specifiek proces wordt geselecteerd. Het sjabloon is gevuld met datagegevens. Overige content wordt door de gebruiker ingevuld met behulp van een vraag- en antwoordwizard. Het document wordt automatisch onder het juiste dossier in het Elektronisch Dossier opgeslagen. Het document wordt intern gecontroleerd, ondertekend en verzonden. Xential wordt nu gebruikt voor services als arbeidsrecht, pensioenadvies en corporate finance. Na ontwikkeling van sjablonen volgt op korte termijn de uitrol naar de gehele organisatie, waaronder  bijvoorbeeld de disciplines fiscaal advies, agro advies, juridisch advies, accountancy, salaris & personeelsdiensten en estate planning.

Meer informatie?

Wij kunnen veel over documentcreatie vertellen. Graag zelfs! Door met je in contact te komen kunnen we je enthousiasmeren over de voordelen van ons product. Geheel vrijblijvend kun je met ons contact opnemen of een demonstratie op locatie aanvragen.

Wij zijn bereikbaar via het telefoonnummer 0548 722011 of per mail op info@xential.nl.

Neem contact op »
Ja, ik wil een demonstratie op locatie
Naar boven

Demonstratie aanvragen

Bedankt voor je interesse! Vul je gegevens in en we nemen contact met je op voor een afspraak.
Natuurlijk kan je ons ook bellen op 0548 722 001 of mailen via info@xential.nl.

Vul je gegevens in

Vervolgens nemen wij contact met je op om een afspraak te maken.