Slide 1

Casus Gemeente Westerkwartier

iZaaksuite | kwaliteit correspondentie | gebruiksvriendelijkheid

De gemeente Grootegast was, bijna tien jaar geleden, xential-klant van het eerste uur. Jan Deelstra is sinds ruim 2 jaar informatiemanager bij de gemeente: “De destijds bestaande producten boden niet datgene wat wij wensten en xential is in dat gat gesprongen.” Intussen is er veel veranderd, aan de kant van xential, maar ook aan de kant van de gemeente.

Op ICT-gebied is er al langer een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Leek, Zuidhorn, Marum en Grootegast. Nu zit de gemeente Grootegast samen met deze gemeenten middenin een herindeling. Per 2019 gaan ze op in de nieuwe gemeente Westerkwartier. Deelstra: “Een herindeling heeft grote impact op de organisatie. Juist ook als het om ICT gaat. We zitten nu in een cruciale fase, waarin we ervoor moeten zorgen dat bij de start van de nieuwe organisatie de processen zijn geharmoniseerd en systemen zijn samengevoegd.”

In aanloop naar de nieuwe gemeente, is gestart met procesgericht werken. Daarmee wil de organisatie een geharmoniseerde procesgang en zaakgerichte manier van werken bereiken, zodat inwoners een voorspelbare dienstverlening krijgen. Zo is overgestapt op iZaaksuite van PinkRoccade om daarmee diverse dienstverleningsprocessen in te ondersteunen. Voor het maken van documenten op basis van standaarden is er een koppeling met xential gelegd. Deelstra: “Dat had heel wat voeten in de aarde. Bij zo’n proces zijn meerdere softwarepartijen betrokken, en dat maakt het wel eens lastig schakelen. Medewerkers van xential hebben steeds de wil om het project te laten slagen. Xential is relatief klein en dus flexibel. Dat maakt dat ze snel kunnen schakelen, met korte lijnen tussen medewerkers.”

Naar buiten

“Zoals we xential nu inzetten, hebben we een mooie basis,” vervolgt Deelstra, “Op dit moment gebruiken we vooral sjablonen voor gestandaardiseerde berichten, zoals geautomatiseerde ontvangstbevestigingen. Maar we willen meer. Voor ons als gemeente wordt het steeds belangrijker dat we ons vizier naar buiten richten. Dat betekent dat we streven naar een hogere kwaliteitsstandaard voor onze communicatie naar buiten.

“Tegelijkertijd krijgen we door de gemeentelijke herindeling een andere manier van werken, waarbij de verantwoordelijkheid voor kwalitatief goede communicatie bij de behandelaar van een dossier of zaak ligt. Dat betekent dat een werkwijze waarin handmatig keer op keer uitgaande correspondentie wordt gecontroleerd, op termijn simpelweg niet meer houdbaar is. We willen automatisering inzetten om de kwaliteit van uitgaande correspondentie te verbeteren Met xential als documentgenerator hebben we de software in huis die ons daarin ondersteunt. Daarbij is het voor de acceptatie onder gebruikers belangrijk dat ze xential ervaren als makkelijk om mee te werken, met een gebruiksvriendelijke interface.”

Toekomst

Deelstra ziet nog veel toekomstige ontwikkelingen: “In verband met de herindeling hebben we nu even een zogenaamde ‘freeze’ als het gaat om het project rond xential. We zijn nu druk om de processen te harmoniseren en systemen samen te voegen. Er liggen veel wensen in de organisatie om te door te ontwikkelen. We willen daar in 2019 op basis van nieuw informatiebeleid mee verder.  Ik voorzie dat we xential breder gaan inzetten binnen de nieuwgevormde gemeente Westerkwartier, als onze standaard documentgenerator.

“Ook bij xential zelf staan de ontwikkelingen niet stil. Intussen overzien wij als klant natuurlijk best een lange periode. De applicatie van tien jaar geleden laat zich bijna niet vergelijken met het pakket van nu. Dat is mooi om te zien. Tegelijkertijd staat visie van toen bij xential nog steeds overeind: gebruiksvriendelijk, flexibel en onafhankelijk te gebruiken van welke tekstverwerker dan ook.”

Meer informatie?

Wij kunnen veel over documentcreatie vertellen. Graag zelfs! Door met je in contact te komen kunnen we je enthousiasmeren over de voordelen van ons product. Geheel vrijblijvend kun je met ons contact opnemen of een demonstratie op locatie aanvragen.

Wij zijn bereikbaar via het telefoonnummer 0548 722011 of per mail op info@xential.nl.

Neem contact op »
Ja, ik wil een demonstratie op locatie
Naar boven

Demonstratie aanvragen

Bedankt voor je interesse! Vul je gegevens in en we nemen contact met je op voor een afspraak.
Natuurlijk kan je ons ook bellen op 0548 722 001 of mailen via info@xential.nl.

Vul je gegevens in

Vervolgens nemen wij contact met je op om een afspraak te maken.