Slide 1

Casus Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied

MOZARD | LEGES | INNOVATIE

Samenwerking zorgt voor innovatie

De Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD NZKG) is ontstaan uit vier verschillende organisaties. De medewerkers van de dienst zijn afkomstig van de VTH- onderdelen (vergunningverlening, toezicht en handhaving) van de gemeenten Zaanstad, Haarlemmermeer en Amsterdam en de provincie Noord-Holland. De 350 medewerkers kwamen met elkaar samen in één organisatie, onder één dak, maar nog met de ‘oude’, verschillende werkprocessen, papieren informatiestromen, systemen en formulieren.

Patricia Croese, tijdens de uitvoering van het project, programmamanager Bedrijfsprocessen en Informatisering vertelt: “Een uniforme sjablonengenerator voor de hele organisatie was dus essentieel. We zochten een partij die dit samen met ons zaaksysteem kon realiseren, op een dusdanige wijze dat het ook goed zou werken op een tablet en smartphone. Mensen moesten snel met het nieuwe systeem kunnen werken.

Efficiëntie

We zochten een leverancier die met ons mee zou denken over de inrichting en het gebruik. Die partner hebben we in xential gevonden. Xential heeft ons geholpen met de bouw van de sjablonen. Bij ieder werkproces werden de benodigde sjablonen aangemaakt. Dat wilden we zelf kunnen doen, zonder tussenkomst van externen. En dat is gelukt. Xential leidde onze eigen mensen hiervoor op en ondersteunt bij problemen.

Innovatie

In de praktijk liepen we tijdens de 'omslag' tegen aardig wat uitdagingen aan. We waarderen de oplossingsgerichte werkwijze van xential. Ook als we door 'voortschrijdend inzicht' van ons oorspronkelijke plan afweken, dacht men met ons mee. Verder was de integratie met het zaaksysteem Mozard omvangrijk. De aangemaakte documenten moesten in de audit trail worden opgenomen en gearchiveerd. De ervaring die xential had in de samenwerking met Mozard kwam hierbij goed van pas. Wij moesten onder zeer hoge tijdsdruk op innovatieve wijze processen en sjablonen ontwikkelen. De interactie tussen xential en Mozard creëert een  win-winsituatie.

Betrokkenheid

Een van de andere redenen waarom voor xential is gekozen, is de interface 'what you see is what you get'. Dit werkt goed in de praktijk. Medewerkers van de Omgevingsdienst kunnen nu zelf, eenvoudig en zonder tussenkomst van collega's op kantoor, een brief maken, ook op een tablet. Ze zien de brief in zijn eindopmaak voordat hij definitief is en kunnen zelf nog teksten aanvullen of wijzigen. De keuze voor xential maakte dat we met vooraf gedefinieerde, specifieke tekstblokken aan de slag konden. Een overzichtelijk systeem, dat voor iedereen makkelijk te gebruiken is.

Leuk om te weten: Onlangs heeft Omgevingsdienst Noordzeekanaal de 'Eenvoudig Beter trofee' gewonnen.

Dynamiek

Voor de processen en informatievoorziening koos de OD NZKG voor volledig digitaal en zaakgericht werken, ondersteund door een geïntegreerd document-managementsysteem, gegevensmagazijn en klantportaal. Slechts anderhalf jaar na de start van het project, op 1 juli 2015, ging de OD NZKG over op een nieuwe, uniforme werkwijze en gezamenlijke informatievoorziening. Inmiddels zijn de belangrijkste processen gemodelleerd en beschikt elk werkproces over de sjablonen. Hoewel inmiddels 98% van de sjablonen gereed is, zitten we nu in het proces van verbeteren. Het blijft een dynamisch proces.

Vraagbaak

Voor de Omgevingsdienst is het een geruststellende gedachte dat onze bouwers zelf verder kunnen, dankzij de opleiding, handleidingen en documentatie van xential. De vraagbaakfunctie van xential bewijst goede diensten bij complexe vraagstukken. Zo hielpen de technici van xential ons bij de implementatie van een legesmodule.”

Meer informatie?

Wij kunnen veel over documentcreatie vertellen. Graag zelfs! Door met je in contact te komen kunnen we je enthousiasmeren over de voordelen van ons product. Geheel vrijblijvend kun je met ons contact opnemen of een demonstratie op locatie aanvragen.

Wij zijn bereikbaar via het telefoonnummer 0548 722011 of per mail op info@xential.nl.

Neem contact op »
Ja, ik wil een demonstratie op locatie
Naar boven

Demonstratie aanvragen

Bedankt voor je interesse! Vul je gegevens in en we nemen contact met je op voor een afspraak.
Natuurlijk kan je ons ook bellen op 0548 722 001 of mailen via info@xential.nl.

Vul je gegevens in

Vervolgens nemen wij contact met je op om een afspraak te maken.